Dalam transportasi laut, juga dalam industri logistik, dikenal pula istilah shipping agency. Apa sebenarnya shipping agency di Indonesia? Apa saja tugas dan tupoksinya?
Secara umum, kita bisa menyebut bahwa shipping agency (agensi perkapalan) adalah agensi yang mengurusi tentang kunjungan suatu kapal ke pelabuhan. Misalnya begini, ada kapal yang bertolak dari Indonesia ke pelabuhan di Tiongkok. Kemudian, di pelabuhan Tiongkok nantinya, apakah kapal itu yang akan mengurusi kebutuhan kapal itu sendiri? Ataukah ada yang berada di pelabuhan tersebut dan membantu mengurusi kebutuhan dan kunjungan kapal ke pelabuhan.
Shipping agency bertindak sebagai representative atau perwakilan setiap kapal yang akan berkunjung atau merapat ke pelabuhan. Maka, shipping agency akan selalu ditunjuk setiap kapal akan merapat ke pelabuhan. Berikutnya, shipping agency inilah yang akan menjadi perwakilan yang menghubungkan antara pemilik kapal (atau bisa juga penyewa kapal) dengan pihak terkait di pelabuhan, seperti pemasok barang, otoritas pelabuhan, dan sebagainya.
Dengan kata lain, shipping agency bertugas sebagai wakil dari pemilik kapal untuk mengorganisir, memanajemen, dan mengatur semua barang, jasa, dan hal lain yang dibutuhkan kapal selama berada di pelabuhan tersebut. Shipping agency Indonesia, akan membantu kapal-kapal Indonesia, baik berada di pelabuhan dalam negeri, maupun kapal berbendera Indonesia di pelabuhan luar negeri.
Nantinya, agensi ini akan dipilih oleh pemilik kapal ataupun dari pelabuhan. Maka, setelah mendapatkan “nominasi” tersebut, agensi ini akan mulai bekerja. Pekerjaannya dimulai dari mempersiapkan kunjungan kapal ke pelabuhan.
Pelayanan agensi perkapalan itu dimulai dari pemesanan tempat kapal (anchorage spot/berth) yang dilakukan dengan otoritas pelabuhan. Step ini disebut juga dengan nama call announcement. Lalu, agensi perkapalan akan menyediakan informasi terkait pelabuhan dan bert tersebut pada kapal yang akan merapat.
Berikutnya, agensi perkapalan juga akan menghubungi jasa-jasa yang dibutuhkan kapal seperti pemasok bunker, kurir, water taxis, pemasok makanan, pemasok air bersih, dan sebagainya. Agensi juga akan mengatur dan melakukan penjadwalan, hingga pengiriman barang dan jasa tersebut ke kapal.
Agensi perkapalan juga memiliki jaringan yang kuat serta hubungan dengan berbagai otoritas yang berkaitan dengan pelabuhan. Otoritas yang dimaksud misalnya otoritas pelabuhan, bea cukai, sampai pemadam kebakaran. Untuk itu, agensi perkapalan akan menyiapkan berbagai dokumen kargo, dan cargo handling yang juga dibutuhkan kapal.
Untuk proses kapal merapat dan bersandar ke pelabuhan, agensi perkapalan juga akan mengatur pilot (kapal pandu) dan kapal tunda untuk membimbing dan menuntun kapal masuk ke area pelabuhan. Selanjutnya, ketika kapal bersandar maupun saat di OPL, agensi ini juga akan membantu pergantian kru kapal.
Tidak hanya itu, ketika turun dari kapal, agensi perkapalan ini akan membantu pengurusan administrasi visa, koordinasi penyediaan sekuriti (untuk Vessel Protection), mencari hotel atau homestay, koordinasi docking dan perbaikan kapal, juga membantu tank cleaning kapal.
Bila dibutuhkan, proses waste disposal (pembuangan limbah kapal) juga bisa meminta bantuan dari agensi perkapalan. Agensi nantinya akan melakukan pemungutan uang tambang atas nama pemilik kapal, juga menandantangani Bill of Lading atas nama pemilik kapal.
Kapal tentunya membutuhkan mata uang asing ketika bersandar di pelabuhan luar negeri. Maka, agensi perkapalan juga membantu proses cash to master (pengiriman mata uang asing) ke kapal tersebut. Bila crew kapal membutuhkan transportasi, juga bisa meminta bantuan dari agensi perkapalan. Terakhir, jasa yang ditawarkan oleh agensi perkapalan adalah perlindungan dan ketika pengoperasian cargo, agar tidak muncul kerusakan, kerugian, dan permaslahan lainnya pada kapal.
Itu tadi beberapa tugas dan penjelasan tentang agensi perkapalan. Untuk pelaksanaan kegiatannya, shipping agency Indonesia bisa berbentuk perusahaan nasional keagenan kapal atau bisa juga oleh perusahaan angkutan laut nasional. Shipping agency Indonesia baru bisa melakukan tugas keagenan tersebut ketika telah mendapatkan surat penunjukan dari pemilik kapal.
